Organizace zpracovává osobní a citlivé údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR“) a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

​

Správcem osobních údajů je Charitní sdružení Děčín, z. s., Stavební 415/3, Děčín I, IČ 26590719. Kontaktní osoba: Ing. Klára Richterová, e-mail: richterova@chsd.cz, tel: 608 962 163.  Na kontaktní osobu v oblasti GDPR se můžete obrátit v případě, že budete mít jakékoliv dotazy či požadavky ke zpracování a ochraně Vašich osobních údajů.

Organizace považuje ochranu osobních údajů za důležitou a věnuje jí velkou pozornost. Organizace shromažďuje a zpracovává osobní údaje pouze v souladu se stanovenými účely a v rozsahu a po dobu nezbytnou pro naplnění těchto stanovených účelů.

​

Organizace spravuje osobní údaje těchto partnerů (subjektů údajů):

1. uchazečů o zaměstnání v naší organizaci

2. zaměstnanců

3. rodinných příslušníků zaměstnanců

4. žadatelů o sociální službu

5. uživatelů sociální služby

6. pěstounů, poručníků a osob v evidenci

7. dětí uživatelů služby

8. dětí v pěstounské nebo poručnické péči

9. zmocněných osob zastupujících klienty

10. příbuzných klientů, kontaktních osob klientů a podpůrců

11. obchodních partnerů: dodavatelů a odběratelů

12. dobrovolníků

13. klientů dobrovolnických programů

14. praktikantů (studentské praxe, odborné stáže)

15. dárců – fyzické osoby

16. účastníků akcí pořádaných organizací, zejména workshopů a školení
     

Kategorie osobních údajů

Organizace zpracovává jednak osobní údaje poskytnuté přímo jednotlivými fyzickými osobami (ať již na základě souhlasu nebo jiných právních důvodů), jednak další osobní údaje vytvořené v rámci činností zpracování a nezbytných pro jejich zajištění. To může zahrnovat následující kategorie osobních údajů:

1. Adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, datum a místo narození, rodinný stav, rodné číslo, titul, státní příslušnost, adresa (včetně elektronické), telefonní číslo, číslo osobního dokladu, digitální identifikátor, podpis apod.)

2. Popisné údaje (vzdělání, znalost cizích jazyků, odborná kvalifikace, znalosti a dovednosti, počet dětí, portrétní fotografie, video/audio záznam o osobě, předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, členství v zájmových organizacích, trestní bezúhonnost apod.)

3. Studijní údaje (záznamy o navazujícím či profesním studiu a studijních aktivitách, studijní výsledky, studijní ocenění)

4. Ekonomické údaje (bankovní spojení, mzda, odměny, poplatky, závazky a pohledávky, objednávky, nákupy, daně apod.)

5. Pracovní údaje (záznamy o práci a pracovních aktivitách, zaměstnavatel, pracoviště, pracovní zařazení a pozice, pracovní hodnocení, pracovní ocenění apod.

6. Údaje o aktivitách subjektu (údaje o odborných aktivitách, účasti na konferencích, zapojení do projektů, údaje o pracovních či studijních cestách apod.)

7. Údaje o jiné osobě (adresní a identifikační údaje člena rodiny, manžel/manželka, dítě, partner apod.) v případě souhlasu.

8. Zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé osobní údaje zachycující informaci o zdravotním stavu apod.)

Právní důvody pro zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů v rámci výše uvedených činností probíhá na základě odpovídajících právních důvodů, kterými jsou:

1. Plnění právní povinnosti vztahující se na správce: Vaše osobní údaje zde potřebujeme za účelem jejich zpracování pro splnění naší legislativní povinnosti jako správce. Jedná se zejména o zákoník práce; zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví; a další.

2. Plnění smlouvy: Vaše osobní údaje zde potřebujeme pro účely uzavření smluvního vztahu a následného plnění z něj, případně také před uzavřením smlouvy.

3. Souhlas subjektu údajů: souhlas, který jste nám udělil/a ke zpracování Vašich osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.

4. Oprávněný zájem správce, který spočívá zejména v: ochraně majetku a zamezení podvodům,

předávání osobních údajů v rámci součásti organizace pro vnitřní administrativní a provozní účely, zajištění bezpečnosti počítačové sítě a informací.

​

Předávání osobních údajů

Za účelem naplnění zákonných povinností může organizace předat vybraná data určeným subjektům (například orgánům veřejné moci). Toto obdobně platí i pro případy, kdy zmocnění pro předání osobních dat vně organizace je dáno individuálními souhlasy subjektů údajů.

Zpracovatelé a příjemci

Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů mimo organizaci zpracovávány také zpracovateli Organizace (externí zpracování mezd) a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s GDPR.

Zpracovateli osobních údajů Organizace jsou:

IČ: 72645288

Ing. Adriana Opatová, MBA

Valkeřice 74, PSČ 40 724

Doba uchování osobních údajů

Údaje se uchovávají pouze po dobu nezbytně nutnou ve vztahu k dané činnosti zpracování osobních údajů a v souladu s platným Skartovacím řádem jsou pak zlikvidovány nebo archivovány. Osobní údaje, které zpracováváme s Vaším souhlasem, uchováváme pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen.

Práva subjektů údajů

• Právo subjektu údajů na informace o zpracování: Subjekt údajů má právo na informace, zda správce jeho osobní údaje zpracovává a jakým způsobem toto zpracování provádí.

• Právo na přístup k osobním údajům: Jestliže správce zpracovává osobní údaje subjektu údajů, má subjekt údajů právo získat jejich kopii v případě, že dostatečným způsobem prokáže svou totožnost.

• Právo na opravu a doplnění: V případě, že správce zpracovává chybné nebo neaktuální osobní údaje, je povinen je na žádost subjektu údajů opravit.

• Právo na výmaz (právo „být zapomenut“): Pokud byl udělen souhlas se zpracováním a neexistuje jiný právní důvod, nebo pokud se subjekt údajů domnívá, že správce již jeho osobní údaje nepotřebuje (protože pominul účel pro jejich zpracování), má subjekt právo požádat o ukončení zpracování a vymazání svých osobních údajů.

• Právo na omezení zpracování: Jedná se o omezení zpracování na pouhé uložení údajů, pokud subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů a správce potřebuje delší dobu na jejich ověření nebo subjekt vznesl námitku proti zpracování založenému na základě oprávněného zájmu správce.

• Právo na přenositelnost údajů: Správce poskytne osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném elektronickém formátu přímo subjektu údajů. Jinému správci může správce poskytnout osobní údaje subjektu údajů pouze v případě, že jde o automatizované zpracování, které je založeno na souhlasu či smlouvě, a je-li to technicky proveditelné.

• Právo vznést námitku: Subjekt údajů může vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, a to pouze v případě zpracování, které je prováděno ve veřejném zájmu či na základě oprávněného zájmu správce.

• Právo na stížnost či ochranu: Subjekt údajů má právo podat stížnost na zpracování osobních údajů u dozorového orgánu (v České republice se jedná o Úřad pro ochranu osobních údajů) nebo žádat o soudní ochranu vůči dozorovému orgánu, správci či zpracovateli.

​

Uplatnění práv subjektu údajů

Každé zjištěné ohrožení bezpečnosti osobních údajů jsou povinni vedoucí jednotlivých programů (služeb) či kontaktní osoba v oblasti GDPR neprodleně písemně oznámit řediteli a ten jej v případě závažnějších rizik do 72 hodin od zjištění nahlásí na Úřad na ochranu osobních údajů.

Žádosti o poskytnutí osobních údajů organizace vyřizuje do 30 dní, pokud jim vyhoví, lze lhůtu na jejich zaslání prodloužit o 60 dní, pokud je odmítne, obsahuje toto odmítnutí poučení o možnosti podat proti odmítnutí námitku, případně o možnosti obrátit se na soud.

Žádosti vyřizuje kontaktní osoba pro ochranu osobních údajů.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Subjekt údajů má právo podat stížnost na zpracování osobních údajů dozorovému úřadu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů.

Kontakt:

Úřad pro ochranu osobních údajů

adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

tel.: 234 665 111

web: www.uoou.cz

Občanská poradna – GDPR

Občanská poradna Děčín umožňuje uživatelům služeb vystupovat anonymně. Služby jsou poskytovány formou osobních, telefonických a elektronických konzultací. V případě, že je to pro poskytnutí kvalitní služby nezbytné, může poradce požádat uživatele služeb o sdělení osobních, případně citlivých údajů, nebo o poskytnutí dokumentů tyto údaje obsahujících.

Osobní údaje jsou zpracovány v souladu s nařízením (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – dále jen „GDPR“). Uživatel služby bere na vědomí, že dochází ke zpracování osobních údajů jejím správcem, kterým je Charitní sdružení Děčín, z.s., se sídlem Stavební 415/3, 405 02 Děčín, IČ: 26590719, kontaktní osoba: Ing. Klára Richterová, e-mail: richterova@chsd.cz.

Zpracovanými osobními údaji jsou především identifikační údaje (jméno, příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, adresa trvalého bydliště, telefon, e-mail apod.) a další osobní údaje (výše příjmů, číslo bankovního účtu, dosažené vzdělání apod.), případně osobní údaje zvláštní kategorie (zdravotní stav apod.).

Informace o zpracování osobních údajů jsou zveřejněny výše. Osobní údaje nebudou předány dalším stranám nebo do zahraničí, nebude-li dohodnuto jinak.

Osobní údaje budou zpracovávané po dobu 1 roku od ukončení spolupráce. V případě, že si uživatel služby do této doby nevyzvedne poskytnuté dokumenty, po této době dojde k jejich skartaci.

​

Mezi práva subjektu údajů patří:

• právo na informace o zpracování osobních údajů (OÚ)

• právo na přístup subjektu k OÚ (právo získat od správce OÚ potvrzení o zpracování OÚ, právo získat kopii zpracovávaných OÚ)

• právo na opravu

• právo na výmaz („právo být zapomenut“)

• právo na omezení zpracování

• právo na přenositelnost údajů

• právo vznést námitku

• právo dostat odpověď na svou žádost bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti správcem.

​

Poradce je povinen z každé konzultace sepsat záznam do tzv. záznamového archu, ve kterém uvede, co bylo náplní dané konzultace, dále stanoví individuální plán práce s klientem. Uživatel služeb (nebo zájemce o poskytnutí služby) má právo nahlížet do dokumentace vedeném o průběhu poskytování služby (záznamový arch a případné přílohy). Má také právo požadovat změnu zaznamenaných údajů, pokud jejich obsah neodpovídá popsaným skutečnostem.

​

Sociálně-aktivizační služba pro rodiny s dětmi – GDPR

Charitní sdružení Děčín může zpracovávat osobní údaje bez souhlasu klientů, protože zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy (smlouva o realizaci sociálně aktivizační služby pro rodiny s dětmi), jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (zákonný zástupce dětí).

Údaji nezbytnými pro poskytování služby jsou: jméno klienta, adresa bydliště, kontaktní telefon, případně e-mail, počet a jména členů domácnosti a údaje o věku dětí a údaje o docházce dětí do školy nebo školky. V případě, že se CHSD podílí v rodině na výkonu sociálně-právní ochrany dětí podle zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně právní ochraně dětí, patří mezi tyto údaje i IPOD, pokud ho má pracovnice od OSPOD k dispozici.

​

Dokumentace o zájemcích o službu

Ve chvíli, kdy někdo kontaktuje službu a projeví zájem o spolupráci, založí pracovník, který s klientem jednal, záznam o kontaktu se zájemcem, který obsahuje tyto osobní údaje: kontakt na zájemce, chce–li pokračovat ve vyjednávání (telefon, e-mail, případně adresa) a oblast, v níž by klient potřeboval pomoc. Záznam o kontaktu dále obsahuje postup o dalším jednání a výsledek jednání se zájemcem o službu. Po ukončení jednání jsou ze záznamu odstraněny kontaktní údaje zájemce i popis oblasti případné podpory. Zápis o jednání se zájemcem o službu je archivován po dobu 3 let. Výjimkou tvoří jen případ, kdy byl zájemce odmítnut z kapacitních důvodů, pokud vyjádřil přání, aby byl zařazen do pořadníku služby a v případě uvolnění místa kontaktován. Přání musí být vyjádřeno písemnou formou (stačí i e-mail, včetně stanovení doby, po kterou může CHSD kontaktní údaj na klienta uchovat). Po 3 letech jsou záznamy o jednání se zájemci o službu skartovány. Záznamy o jednání se zájemci o službu jsou uchovávány v uzamykatelné skříni a mají k nim přístup terénní pracovníci a koordinátor služeb pro rodiny.

​

Dokumentace o klientech

Založení a vedení složky

Složka klienta je založena po podpisu smlouvy. Zakládá a vede ji klíčový pracovník. Obsahuje dohodu o spolupráci, kontaktní údaje rodiny (aktuální adresa, telefon, případně e-mail), popis rodiny, záznamy z návštěv v rodinách, individuální plány spolupráce, IPODy, pokud se CHSD podílí na výkonu sociálně právní ochrany dětí, případné zprávy pro OSPOD a souhlasy s pořizováním fotografií a jejich umísťováním na stránky CHSD nebo do novinových článků a případně kopie dokumentů, které klient v rámci spolupráce klíčovému pracovníkovi zapůjčí. Obsahují-li tyto dokumenty citlivé osobní údaje (především údaje týkající se zdraví nebo finanční situace rodiny), podepisuje klient souhlas s uchováním těchto údajů po dobu nezbytně nutnou pro spolupráci. Složky klientů jsou uchovávány v uzamčené skříni v kanceláři CHSD.

Dokumenty popis rodiny, záznamy z návštěv v rodině, zprávy pro OSPOD, případně individuální plány spolupráce zpracovávají terénní pracovníci v písemné podobě. Vytištěny jsou v okamžiku, kdy je jejich podoba finalizována nebo minimálně jednou za měsíc.

Uzavření složky

Terénní pracovník z ní před uzavřením odstraní všechny případné dokumenty zapůjčené klientem a anonymizuje všechny osobní údaje kromě jména rodiny, zároveň odstraní ze svého počítače veškerou elektronickou dokumentaci o spolupráci. Složka je archivována v uzamčené skříni v prostorách CHSD po dobu 5 let. Poté je složka skartována. Pokud jsou některé dokumenty ze složky součástí nějakého projektu, který požaduje delší archivací výstupů, je možné je uchovávat ještě po dobu požadovanou zadavatelem projektu.

Nahlížení do záznamů o jednání se zájemcem o služby a do složek klientů

K záznamům o jednání se zájemci o službu i ke složkám klientů mají přístup terénní pracovníci a koordinátor služeb pro rodiny, kteří jsou všichni vázáni mlčenlivostí.

Terénní pracovník smí nahlížet do složky jiného než svého klienta v případě zastupování terénního pracovníka dané rodiny a v době, kdy se nový pracovník zaučuje. Koordinátor služeb pro rodiny do složek nahlíží v rámci kontroly práce terénních pracovníků. Klienti smějí do své složky na požádání nahlédnout v prostorách CHSD, a to v provozní době služby. Terénní pracovník je povinen jim toto nahlédnutí umožnit do týdne od chvíle, kdy klient o nahlédnutí požádá. Klienti si mohou ze své složky pořizovat výpisy, mohou též požádat o zhotovení kopií jednotlivých dokumentů ve své složce.

Jinak může být složka zapůjčena pouze na vyžádání soudu, případně pověřené kontrole realizace sociální služby. Soud si rovněž může vyžádat kopie složek.

Stížnosti a jejich archivace

Stížnosti mohou být podávány buď anonymně, nebo osobně. V případě osobního podání obsahuje stížnost jméno a kontaktní údaj stěžovatele, na který mu bude doručena odpověď. Tento kontaktní údaj bude ze stížnosti odstraněn po jejím vyřízení a uplynutí doby, kdy se může stěžovatel proti vyřízení stížnosti odvolat. Stížnosti jsou archivovány v uzamykatelné skříni po dobu 5 let. Přístup k nim má administrativní pracovník, ředitelka a koordinátor služeb pro rodiny. Stěžovatelé mohou po předchozí dohodě do své stížnosti a záznamů o jejím vyřízení nahlížet v prostorách CHSD.

Přijímací řízení nových pracovníků

Zasláním žádosti o zaměstnání a všech případných příloh (životopis, motivační dopis apod.) uchazeč vyjadřuje souhlas s jejich zpracováním po dobu nutnou pro vyřízení jeho žádosti (pracovní pohovor a případné přijetí nebo odmítnutí). Údaje jsou uchovávány ve složce zájemci o zaměstnání v uzamykatelné skříni. Přístup k nim mají ředitelka a koordinátor služeb pro rodiny, případně další pověřené osoby, které se budou účastnit přijímacího pohovoru. V případě, že byla žádost doručena v elektronické podobě, je emailová komunikace s uchazečem rovněž uchovávána do doby skončení přijímacího řízení. Po vyřízení žádosti nebo skončení výběrového řízení jsou všechny osobní údaje o uchazeči o zaměstnání skartovány, pokud nebyl přijat jako nový zaměstnanec CHSD – v tom případě se stávají součástí složky zaměstnance. V případě, že sice uchazeč nebyl přijat, protože se do výběrového řízení přihlásil vhodnější uchazeč, ale CHSD má zájem uchovat si kontakt na uchazeče pro případ, že by se uvolnilo další místo, je to možné pouze se souhlasem uchazeče. Souhlas musí být vyjádřen písemnou formou (stačí i e-mail, včetně stanovení doby, po kterou může CHSD osobní údaje na uchazeče uchovat).

​

Doprovázení osob pečujících – GDPR

Charitní sdružení Děčín může zpracovávat osobní údaje bez souhlasu klientů, protože zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, (dohody o výkonu pěstounské péče), jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (pečující osoba).

Citlivé údaje může Charitní sdružení Děčín v souladu s písm. f) § 9 ZOOÚ zpracovávat proto, že se jedná o údaje nezbytné podle § 57 ZSPOD pro provádění sociálně právní ochrany dětí. Další údaje potřebné pro spolupráci uchovává CHSD pouze s písemným souhlasem klienta.

Charitní sdružení Děčín zpracovává identifikační údaje osob, s nimiž uzavírá dohodu o výkonu pěstounské péče, i jejich vlastních či svěřených dětí, dále i údaje o vztahových, ekonomických, materiálních, hygienických, sociokulturních, výchovných, zdravotních aspektech fungování rodiny, a to v rozsahu potřebném k plnění Individuálního plánu ochrana dítěte (tzv. IPOD) a Plánu spolupráce.

​

Dokumentace o zájemcích o službu

Ve chvíli, kdy někdo kontaktuje službu a projeví zájem o spolupráci, založí klíčový pracovník záznam o kontaktu, „Zápis z kontaktu se zájemcem“ který obsahuje tyto osobní údaje: kontakt na zájemce, chce –li pokračovat ve vyjednávání (telefon, e-mail, případně adresa). V případě, že je se zájemcem uzavřena dohoda, stane se tento zápis součástí složky klienta. V případě, že smlouva uzavřena není, je „Zápis z kontaktu se zájemcem“ archivován v šanonu „Odmítnutí zájemci“ po dobu 3 let, ale kontaktní údaje z něj klíčový pracovník před uložením do šanonu odstraní. Výjimkou tvoří jen případ, kdy byl zájemce odmítnut z kapacitních důvodů, pokud vyjádřil přání, aby byl zařazen do pořadníku služby a v případě uvolnění místa kontaktován. Přání musí být vyjádřeno písemnou formou (stačí i e-mail, včetně stanovení doby, po kterou může CHSD kontaktní údaj na klienta uchovat). Po 3 letech klíčový pracovník tyto „Zápisy z kontaktu se zájemcem“ skartuje.

​

Dokumentace o klientech

​

Založení a vedení složky

Složka klienta je založena po podpisu smlouvy. Zakládá a vede ji klíčový pracovník. Obsahuje „Zápis z kontaktu se zájemcem“ a dohodu o výkonu pěstounské péče se všemi přílohami, včetně rozsudku o svěření dítěte do péče. Postupně se do ní zařazují další dokumenty, tj. IPOD, formuláře Zhodnocení situace dítěte v rodině, Plány spolupráce, Hodnocení plánu spolupráce za období, záznamy z kontaktu (dále jen ZK) obsahující záznamy z konzultací s pěstounskou rodinou, vzdělávací plány pěstounů, záznamy o zajištění celodenní péče a o službách odborníků, případné zprávy odborníků, zprávy posílané na OSPOD a případně kopie dokumentů, které klient v rámci spolupráce klíčovému pracovníkovi zapůjčí. Obsahují-li tyto dokumenty citlivé osobní údaje (především údaje týkající se zdraví nebo finanční situace rodiny), podepisuje klient souhlas s uchováním těchto údajů po dobu nezbytně nutnou pro spolupráci. Složky klientů jsou uchovávány v uzamčené skříni v kanceláři CHSD.

Dokumenty Zhodnocení situace dítěte v rodině, Plány spolupráce a ZK zpracovávají klíčoví pracovníci v elektronické podobě, přístup je chráněn heslem. Vytištěny jsou vždy, když je jejich podoba finalizována nebo minimálně jednou za rok.

 

Uzavření složky

Klíčový pracovník z ní před uzavřením odstraní všechny případné dokumenty zapůjčené klientem a zároveň odstraní ze svého počítače veškerou elektronickou dokumentaci o spolupráci. Složka je archivována v uzamčené skříni v prostorách CHSD po dobu 3 let. Poté je složka skartována.   Pokud jsou některé dokumenty ze složky součástí nějakého projektu, který požaduje delší archivací výstupů, je možné je uchovávat ještě po dobu požadovanou zadavatelem projektu.

Nahlížení do šanonu Odmítnutých zájemců a do složek klientů

K šanonu Odmítnutých zájemců i ke složkám klientů mají přístup klíčoví pracovníci a koordinátor služeb pro rodiny, kteří jsou všichni vázáni mlčenlivostí.

Klíčový pracovník smí nahlížet do složky jiného než svého klienta v případě zastupování klíčového pracovníka dané rodiny a v době, kdy se nový pracovník zaučuje. Koordinátor služeb pro rodiny do složek nahlíží v rámci kontroly práce klíčových pracovníků. Klienti smějí do své složky na požádání nahlédnout v prostorách CHSD, a to v provozní době služby. Klíčový pracovník je povinen jim toto nahlédnutí umožnit do týdne od chvíle, kdy klient o nahlédnutí požádá. Klienti si mohou ze své složky pořizovat výpisy, mohou též požádat o zhotovení kopií jednotlivých dokumentů ve své složce.

Jinak může být složka zapůjčena pouze na vyžádání soudu, případně pověřené kontrole úřadu práce podle § 50a) zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně právní ochraně dětí. Soud si rovněž může vyžádat kopie složek.